数字通智慧政务帮助天津环保局实现环保局内部各项信息资源的有效集成和深度利用

数字通智慧政务

1、天津环保局信息化简介

天津市环保局在信息化建设方面始终走在社会前沿，开始开展信息化建设较早。在科技发展日新月异的今天，天津市环保局当前所使用的OA系统使用技术有些过时，版本较老，且不能提供升级，无法使用当前的办公需求。

随着科技发展，各式业务系统陆续登陆天津市环保局，在带来多种便利的同时也产生了一个问题，各业务系统自成一家。当办理多项业务的时候需要同时运行多个系统，且因各业务系统相互独立，在数据共享，信息传递，账号繁杂等方面有着很多不便和问题。

2、项目介绍

通达OA通过搭建信息化办公平台，有效提高办公效率，降低办公成本，使工作流程更透明，逐步增强政府监督管控能力，将机关日常办公管理规范化、标准化、科学化、透明化。

天津环保局在政务内网建设OA协同办公管理平台，全面推行无纸化办公，进一步提升电子政务信息化水平，提高行政办公效率，实现环保局内部各项信息资源的有效集成和深度利用，包括个人办公自动化、公文流转办理、信息系统集成、信息门户等功能。

同时天津环保局因以采用OA系统较长一段时间，对信息化程度接收较深，为更好的方便环保局用户，本次项目在全面升级OA系统的同时，还推出了很多移动化办公的特色模块，以完成环保局信息化建设的移动化办公的跳跃升级。

3、建设初衷

1、提高工作效率，同步协同，减少中间环节

2、建设节约型单位，协同办公，减少各类纸质信息印发，减少办公经费

3、信息共享，提高资源利用率

4、降低公文交换成本，提高文件收取时效性

5、文件处理各环节监控记录，实现对重点工作办理全过程有效管理

6、系统用户操作记录，实现责任人及时追溯

7、文件合理归档，方便查阅、统计

8、工作人员即时交流，提高工作协同水平及工作效率

9、建立完善的安全机制，保证文件及系统安全可靠性

4、解决方案

OA协同办公管理平台主要应提供以下功能：

（1）公文流转管理、电子督办、电子印章、手写批注签名、个人办公、交办任务管理、信息发布、公告通知、待办工作管理、会议管理等常规功能。

（2）提供工作流程定制管理功能，实现对公文流转及内部公告通知、报表等信息的发布的操作流程（如拟稿、校核、审查）等进行管理和控制。

（3）通过权限分组管理及业务功能组件实现子单位延伸办公。

4.1 总体结构

4.2 特色功能设计

4.2.1 公文管理

该功能模块能实现对公文的接收、处理、运转、制发、存档的全程无纸化。通过对指标类公文的单独管理，实现公文处理系统指标数据和业务系统相关分系统指标数据的同步和协同控制，从处理方式上分为收文、办文、发文三部分。

公文管理系统主要基于电子表单引擎、工作流引擎以及版式文件等技术，相对于传统的公文系统，不仅灵活性方面得到了极大的提升，在安全性和易用性等方面也表现突出。

公文处理过程

公文登记

（1）公文处理单在电子表单子模块中进行定义，所见即所得的方式设置处理单上呈现的公文要素属性，无需事先定义数据结构，支持热部署和版本控制，大大提高了公文单的灵活性。

（2） 使用版式文件技术，将电子或者纸质的公文统一转化为版式文件格式在系统中进行流转分发，纸质方式通过使用网络扫描仪等设备还可以与系统进行对接，实现自动化登记。

系统支持与智能交换箱系统的对接，让整个公文流转成为闭环过程。支持条码功能，经智能文件柜及文件登记流转信息能够在OA系统中进行查阅。

公文处理

（1）公文流转

公文类型设置

系统中将电子表单和流程引擎集中于公文类型之中，通过公文类型的配置，实现不同类型公文的个性化设置。可针对不同流转环节设置可写字段、转交条件、自动选人规则、转交动作等设置项。

文号管理

系统提供制定公文文号的组成规则，并对生成的文号进行管理。

文号类型：设置公文文号的类型，包括“代字”信息。例如司局发文文号等。

文号规则：设置公文文号的生产规则，例如选择三段规则，第一段选择文号类型，代字等；第二段选择年份“当年”（取服务器当前年份）；第三段选择序号规则“数字递增+‘号’”。最后的效果为：财2010年【001】号

文号管理：对系统中已产生的文号进行删除管理，包括已使用、预留中和已回收的文号。

系统提供公文纸质模版功能，适用于将公文属性要素，按不同的模版进行套打，与纸质交换对接。

系统提供公文考核功能，可实现对公文流转过程中质量的控制，提高公文流转质量和效率

（2）公文制作与排版

系统提供红头模版管理功能，并可指定模版的使用权限

（3）公文督办

系统提供了公文模块与督办模块的数据对接功能，在公文流转环节可配置督办动作，将该公文发起督办任务，督办任务可反馈办理信息，并能进行办理期限预警和效能统计等。

（4）公文档案

系统提供了公文档案管理模块，可实现电子公文的内部归档，并与专业档案系统的对接。

在待归档公文簿中可按分类、时间等列出系统中待归档的电子公文，并进行预归档操作。

（5）打印控制

通过版式文件技术，系统支持在公文流转过程和传输过程中对打印功能和打印份数的严格控制，用户强制使用usb-key进行打印操作。还提供了打印份数申请功能。并可与指定厂商的打印控制系统对接。

公文交换体系

公文模板

系统按照《机关文种及国家公文标准规范》预置了十五种常用的公文模板，方便用户及时调用。同时用户还可根据自己需要自行定义公文模板。

公文模板可自动识别并提取文件标题、文号、主送、正文、抄送、日期等关键字段并自动套用相应格式。

收文管理

收文管理是实现公文传递在本单位、相关领导、有关部门的阅批处理的全过程。整个收文流程是通过计算机进行登记、录入、拟办、传阅、批示、办理、修改痕迹保留、催办、归档，并在流程过程中严格进行审批控制，只有经过相关部门负责人、领导通过后才能继续流动。在公文传输的不同阶段还能显示、打印查询、统计公文等操作。

发文管理

发文管理主要是以单位或职能部门名义发出去的文件处理过程。

整个发文流程是通过计算机进行拟稿、核稿、会签、签发、盖章、发文、归档，并在流转过程中严格进行审批控制，只有经过相关部门负责人、领导通过后才能继续流动。在公文传输的不同阶段还能显示、打印查询、统计等操作。收文发文完全在局域网上进行，实现对文档的密级管理。公文流转过程中涉及的每一个人员都被视为一个节点或步骤，所有节点的集合即构成了一个公文流转过程。通过工作流引擎，实现了人与人之间、人与系统之间、系统与系统之间的信息流动和信息处理。可以定制表单和流程，并对流程进行管理和监控，从而满足预定流转过程和非预定流转过程。每一个节点的事务处理表单样式满足国家规定的15种标准公文的需求，具体包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。只有指定人员能够使用此功能。

通过使用版式文件技术，可将Word、Excel、WPS、PDF等主流办公软件生成的电子文档或者纸质的公文统一转化为版式文件格式在系统中进行流转分发，纸质方式通过使用网络扫描仪等设备还可以与系统进行对接，实现自动化登记。

公文档案管理：档案管理是针对办公过程中不断产生的收文、发文、会议、政策法规进行分类归档管理。对案卷可进行归类、立卷、封卷、拆卷、检索、借阅、归档等。

电子印章、手写批注管理：系统应支持痕迹保留功能，提供批注功能，以批注形式严格记录保留公文修改痕迹，同时系统提供电子签名和电子盖章，领导的批示意见或签阅需要电子签名和电子盖章。

可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、文章记录等。设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。

电子签名技术利用密码学原理和方法，保证信息的完整性和抗抵赖性。电子签名工具可以在Internet网络上对具有行政或商务责任的文件、数据、表单、合同等进行签名，信息接收方使用验证工具在完成验证的基础上承认其有效性。

公文办理：系统提供多种公文办理方式，支持常用语、语音、拍照、原笔迹手写签批。

智能推送：因公文办理通常涉及到非本公文内的一些相关信息，为方便用户办理公文，系统推出智能推送功能，将所办理公文的相关文件资料等推送展示，是用户可以直接点击查看。

公文统计：公文统计主要是对用户所有相关的公文进行统一管理统计，可按照不同的维度进行查询，可按照办文单位、日期等维度对公文流转办理情况进行统计分析。系统还支持图表功能，可将统计结果转换为图表形式，更直观的显示办文进度和效率等。

公文检索：为满足不同用户需求，系统提供多种检索方式，可按照关键字、特定条件、字段及全文进行查询检索，还可进行高级查询。

公文附件：系统支持多种格式附件上传，用户可在公文流转过程中任一节点添加公文附件。为保证公文安全，上传附件需设定用户权限，有相关权限的用户才可进行附件上传操作。

痕迹保留：

公文归档：根据国家电子公文档案管理要求，公文流转结束后均须进行归档，并按照档案管理要求设置档案盒号、索引、标题、文号、时间、解约权限等字段。

收文办理归档流程图：

公文、通知：在页面的醒目位置完成公文、通告的发布、查询，其中包括针对于个人用户的通知且有回复通知的功能，并可在线签收（签名）。公文通知提供同步手机短信服务功能，在发布公告、通知的同时，可以将公文通知的内容以短信形式发送给相关人员。在短信阅读后，可以回复信息以方便管理员知道公文、通知的被收阅情况。

电子督查：用于完成本单位各种交办、督办事件的登记、审批、催办、结果查询等功能。对需要承办的工作，例如：工作计划、会议决定、领导批办文件和交办任务等进行监督、检查、催办和督办管理。包括承办登记、查询统计、定期催办、打印各种目录和催办单等功能。系统应具有对督查对象的工作进展程度和督查结果进行可视化展示的功能。

4.2.2 督查督办

督查督办模块主要实现督办部门政务工作下发、接收、执行、任务反馈、催办、申请办结、申请暂停、统计功能，实现对任务进行分解、监控、交互式过程反馈机制达到发现、分析、解决问题，促进工作的效果，提高督办责任化、实时性，是各级政府进行行政效能建设的最好帮手。

支持对办公、办会、板式流程按办理期限设置正常办理状态。对相关事项办理效率进行绩效评估，按一定时间段出具相应评估检查报告。按月/季度/年分别形成月报/季度报告/年报。

督查督办工作模式

4.2.3 移动公文处理

支持word、EXCEL、WPS、PDF等主流办公软件，可在移动终端进行在线编辑，查看附件、文档、文单，实现任何地方全屏/局部手写审批。真正满足用户随时随地移动办公的使用需求。同时移动端为数字通自助研发，与通达OA保持数据同步，移动端操作痕迹可在PC端进行查看。

4.2.4 行政审批

内部工作诸如文件用印、报销、借款、值班安排、采购、接待、请假等都需要领导审批确认。联通系统集成有限公司天津市分公司OA政务版内部审批模块的所有流程全部基于工作流引擎，可按照实际需求调整，多种专项工作的审批办理更加合理。用户可以发起审批流程，查看待办和已办结的审批，并可以对审批工作进行多条件查询，如流水号、审批工作名称、流程名称、日期、范围、发起人。查询结果可以选择以图表的形式进行展现，可直观分析审批情况。

4.2.5 领导日程安排

系统提供领导活动管理功能，对领导活动统一安排管理。领导活动管理人员可通过领导活动安排功能对环保局各领导所需参加活动进行统一安排。

可按功能权限控制用户领导活动安排权限，有权限用户可进入领导活动安排功能进行新建、编辑、删除领导活动，打印一周活动安排。

领导日程安排还会自动与会议室、会议管理、个人日程等模块自动关联，日程安排完成后还可自动向相关领导发送智能提醒

4.2.6 随手拍

因环境问题需对整个区域的自然环境变化做整体分析监控，因此随时随地拍摄环境情况显得尤为重要，移动端具有非常好的便携性，搭配强大的随手拍模块，可以满足用户随时随地拍摄周边情况，并即时上传共享供单位其他人员分析研究。

随手拍功能配合有摄像功能的智能终端设备，即可随时随地的拍摄环境情况，收集入库以备研究。

4.2.7 环境地图

对于环保局来说，环境地图是其非常重要的工作工具，通过多个监测点的即时数据监测，环境地图可做到即时更新环境地图各项数据。但因座机携带的局限性，无法在室外作业时及时的查看到当前时刻的环境情况，移动终端恰好很好的解决了这一困境。

移动端环境地图与PC端地图系统数据保持一致，根据监测点检测数据即时维护地图相应信息，并可动态显示相应情况。

地图可根据大气检测情况显示不同状态。由监测点提供具体检测数据，经由PC端系统进行数据分析后，根据用户需要，设定不同状态的显示形态反应在移动端地图中。

根据PC端提供的具体数据，支持按不同大气检测指标显示不同检测气体的具体情况。登录进入环境地图功能默认按照总体空气质量指标进行显示。

显示状态支持按不同颜色、不同深浅、不同透明度进行区分。

可显示河流污染数据这种线图层。并且河流的颜色可根据PH值的大小显示出不同的颜色。

可以显示交通噪声污染这类的面图层。同样可以根据数据显示出不同颜色，被点击显示出详细数据。这类的图层数据量比较大，获取图层数据的时候采用异步线程获取方式，并显示正在获取对话框。

4.2.8 短信提醒

系统支持两种提醒手段和方式：系统内部短信提醒和手机短信提醒，其中内部短信提醒采用了类似于苹果iMessage的策略，提供了统一的消息引擎。无论使用浏览器、PC客户端、手机客户端都可以收到事务提醒，并进行相应的处理。

（1）系统支持按模块配置是否开启提醒和是否默认进行提醒

（2）手机短信支持权限设置，包括提醒权限、被提醒权限和外发权限，并能对手机短信内容进行监控

5、应用效果

移动化办公，大程度提高工作效率

公文流转、行政审批、环境素材收集等日常工作均在移动端实现同步操作，大大方便了用户。给用户的日常办公减少了局限性，可以随时随地的开展日常业务。使得环保局工作开展更加灵活，效率。

实现了工作流程的制度化、规范化，领导督办切实有效

公文、通知准确迅速通达全省各高校，通过协同工作流的图示化表现，在工作安排、传达及文件流转过程中进行实时监控、跟踪，有效解决了工作中的推诿、办事拖拉、传达不准确、容易出现误差、工作安排完后督办不方便等问题。

规范重要审批管理流程，显著提高办事效率

对重要的审批事项，严格按照政策、法规、制度照章办事，规范了管理流程，摒弃了以往可能出现的越级、违反制度的办事方式，所有办事过程和痕迹保留备查，做到有章可循、有据可查、照章办事。同时，各单位日常办公的大量资料自动保存在服务器上，成为日后日常办公的宝贵财富。

利用网上文件的快速传递，减少了传统办公方式下的车马劳顿，实现了工作效率的大幅度提高。

操作记录方便追溯

OA系统忠实地记录了每个用户的每个操作，方便了追溯。

多种备份方式，保证数据安全

通达OA提供了丰富的备份手段，包括自动备份，手动备份等多种功能，数据安全让人放心。

权限明确，信息管理安全可靠

系统提供了验证、存取控制、字段级加密和电子签名四级安全措施。采用身份验证来保证用户和服务器、服务器和服务器之间连接的可靠性。系统中的信息在网络传输过程中，可通过加密和电子签名技术来保证信息的安全，而存取控制功能可分配用户不同的信息使用权限，使信息管理既安全可靠，又易于控制。

6、实施过程

该项目采取了"边开发边实施，做好一块就试用一块"的策略。事实证明，这个策略是成功的。

开发过程也采取了"加强沟通，高频率演示，问题及时反馈"的策略，保证了开发的功能始终贴合用户的需求。

此外，在需求规约方面，也采取了"分步前进"的策略，并成功说服客户，复杂的功能逐步推进，小版本不断迭代式推进。分步推进的策略是用户能快速拿到试用版，进而能够有较充分的时间试用，最终能够把很多问题暴露在项目前期，使得项目开展过程比较从容。

这种实施模式，与客户高频率的沟通保证了开发过程中问题的及时发现，始终贴合用户的需求，保证了最终项目交付的顺利。

7、项目成果

基于国内领先的通达开发平台，为天津市环保局量身定制了一套OA。通达OA已有的功能与用户的个性化需求完美结合，使得天津市环保局办公井井有条，更加高效、准确。

通达OA投入试用一个月，各个方面反馈来的信息都很好。政令畅通，管理规范，工作效率大幅度提升，使环保局的信息化之路越走越好。

通过此次项目，我们与环保局建立了很好的信任关系，今后希望在环保局信息化建设之路上持续合作。